Совещания

23/05/2011
Подписка RSS

совещания, time management, minutes, повестка, протокол

— Почему люди ходят на совещания?
— Потому, что им это нравится

Знакомы ли вам долгие совещания без цели, временных ограничений, повестки, проверенных данных с пространными рассуждениями присутствующих, не приводящие к принятию решений? Случалось ли так, что атмосфера на совещаниях была абсолютно нерабочей, варьирующей от полной апатии до открытых столкновений и взаимных обвинений. Видели ли вы, как участники разделяются на несколько групп, обсуждающих собственные вопросы? Приходилось ли вам участвовать в совещаниях, на которых приглашённые сидят, "уткнувшись" в компьютеры и мобильные телефоны и не следят за происходящим? Были ли вы на совещаниях, на которых аудитория не имеет никакого отношения к обсуждаемому вопросу? Часто ли вам приходилось видеть совещания, которые не документируются? Были ли вы на совещаниях, где присутствует не более 50% приглашённых? Участвовали ли вы на "авторитарных" совещаниях, где доминирует мнение одного-двух людей? Приходилось ли наблюдать процесс принятия решений, не соответствующий ожиданиям участников встречи? Знаете ли вы примеры совещаний, на которых стоимость рассматриваемого вопроса намного ниже стоимости времени участников? Были ли в вашей практике случаи, когда в протоколы совещаний вносятся намеренные искажения?

Совещания – один из важнейших элементов процесса управления и серьёзный диагностический маркер компании.

Глобальной целью совещаний является принятие максимального числа важных, обдуманных и согласованных решений в единицу времени.

Создавать культуру совещаний нужно с унификации модели их проведения. Для начала следует подготовить комбинированную форму повестки и протокола, содержащую: дату, время, место, организатора и модератора, участников (приглашённых и участвоваших), цель совещания, вопросы и время на их обсуждение, принятые решения, список шагов, которые должны быть выполнены и рассмотрены на следующем совещании с указанием ответственного и сроков. Если можно отказаться от проведения совещания, лучше это сделать сразу.

Многие совещания организуются не для того, чтобы принять решения, а лишь подтвердить те выводы, которые были сделаны аналитиками заранее: к совещаниям нужно готовиться и выделять на это лучшие ресурсы. Подготовка включает ответы на три вопроса: что нужно обсудить, кто нужен на обсуждении, формат обсуждения. Скорость проведения совещаний – один из важнейших показателей их эффективности: совещания полезно проводить стоя (невозможно пользоваться компьютером и неудобно телефоном, больше мотивов уложиться в срок), используя видимый всеми таймер (чтобы выступающие могли себя контролировать), предварительно угостив участников зелёным чаем, арбузом или иным мочегонным средством (все будут сосредоточены и пунктуальны).

В качестве таймера удобно использовать счётчик денег, "сжигаемых" во время совещания.

Важна роль активного модератора встречи, способного дать высказаться всем, даже тем, кто не говорит вообще или говорит много и не по делу. В задачи модератора входит соблюдение повестки, контроль времени, управление деструктивным поведением – спорами, побочными дискуссиями, попытками доминирования и открыто враждебным поведением. Модератор обзванивает участников встречи до её начала, чтобы собрать кворум, готовит печатные материалы и отвечает за подведение итогов по каждому пункту повестки, высылает протокол встречи (согласованный с организатором встречи) и аудиозапись, если она велась. Модератор совещания должен быть компромиссной и уважаемой фигурой в глазах участников. Версия протокола, подготовленного модератором встречи, должна быть единственной и не должна "корректироваться" в угоду отдельным участникам.